Alexander Penner hatte das Problem massiv viel Zeit damit zu verbringen Kunden manuell onzuboarden, Zugänge freizuschalten, Ordner freizugeben, Projekte mit allen Aufgaben und Zuständigkeiten zu erstellen sowie Angebote und Rechnungen mühsam per Hand zu fertigzustellen und zu versenden.

Das Ziel von Alexander war es das Wachstum seines Unternehmens zu beschleunigen und mehr Fokus für umsatzgenerierende Tätigkeiten zu haben. Außerdem wollte er seine Sales-, Onboarding-, Backoffice- und Fulfillment Prozesse automatisieren und damit seine persönliche Zeitinvestition minimieren.

Wir haben klare Sales-, Onboarding-, Backoffice- und Fulfillment-Prozesse aufgebaut, die die Struktur seiner Agentur verbessert haben und sämtliche sich wiederholende Tätigkeiten automatisieren ohne dass Alex und sein Team selbst viel Zeit investieren müssen. Der Aufbau und die Einrichtung eines Projektmanagement Tools und einer zentralen Datenbank haben zudem dazu geführt, dass das Team weniger Aufwand im Fulfillment hat, alle Daten an einem Ort auffindbar sind und wichtige KPIs im Blick behalten werden.

Heiko Schmidt und sein Team hatten mangelnde Prozesse, die Sie im Arbeitsalltag massiv eingeschränkt und überlastet haben. Alle Sales-, Backoffice- und Fulfillment Prozesse sind manuell abgelaufen. Das hat dazu geführt, dass Sie die hohe Anzahl an Anfragen für ihre Dienstleistungen nur noch bis zu einem bestimmten Punkt stemmen konnten und das Unternehmen im Wachstum stagnierte. Zudem hatten sie das Problem die Übersicht über KPIs und den Stand von Projekten zu verlieren, weil diese Daten unstrukturiert sowie nicht synchronisiert in MS Outlook und einer manuell geführten MS Excel Tabelle gemessen wurden.

Heiko Schmidts wollte sein Stresslevel minimieren und sich massiv im Arbeitsalltag entlasten, damit er wieder mehr Zeit mit seiner Familie verbringen kann, Fokus auf seine Genie-Zone den Vertrieb hat und gleichzeitig sein Unternehmen weiter skalieren kann. Zudem sollten mehr Kunden gleichzeitig betreut werden können ohne mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Wir haben eine zentrale Datenbank eingerichtet, die alle Unternehmensdaten synchronisiert und automatisiert speichert, alle KPIs im Überblick gehalten werden können und Prozesse smart gesteuert werden.

Die Implementierung eines Kommunikationssystem hat die Abstimmung und Kommunikation der Mitarbeiter verbessert.

Durch die Automatisierung der manuellen und sich ständig wiederholenden Sales- und Backoffice-Prozesse hat Heiko Schmidt eine große Entlastung und kann sich fokussiert auf den Abschluss und die Beratung von Kunden fokussieren.

Außerdem haben wir eine Projektmanagement App eingerichtet und manuelle Handgriffe im Fulfillment automatisiert, wodurch Kunden schneller abgewickelt werden können, sich das Team pro Kunde pro Mitarbeiter 2h an Zeit spart und den Kundenwert mit einem Upsell Workflow steigert.

Das Unternehmen konnte durch die Digitalisierung und Automatisierung eine Umsatzsteigerung von 53,1% erzielen.