Die manuelle Erfassung neuer Mandanten, das Erstellen und Versenden von Angeboten sowie zahlreiche wiederkehrende Aufgaben im Onboarding-Prozess raubten der Kanzlei täglich wertvolle Zeit. Mitarbeiter waren ständig mit Verwaltungsarbeit beschäftigt, statt sich auf die persönliche Beratung von Mandanten zu konzentrieren. Dadurch blieben Wachstumspotenziale ungenutzt und Engpässe im Tagesgeschäft nahmen stetig zu.

Die Automatisierung der Lead-Erfassung, der Angebotserstellung und des Versands sowie die Digitalisierung des Mandanten-Onboardings. Ziel war es, das Team zu entlasten, Prozesse zu beschleunigen und wieder mehr Kapazitäten für Beratung, Betreuung und Mandantenbindung zu schaffen. Zudem sollte eine hohe Zeitersparnis durch die Automatisierung von Routinearbeiten erzielt werden.

Durch den Aufbau von Automatisierungen wurden zentrale Verwaltungsprozesse digitalisiert: Neue Anfragen werden automatisch im CRM-System erfasst, Angebote innerhalb von Sekunden auf Basis hinterlegter Daten erstellt und direkt versendet, während manuelle Aufgaben des Onboarding-Prozesses neuer Mandanten vollständig automatisiert ablaufen. So spart die Kanzlei mehrere Stunden manueller Arbeit pro Mandant ein, reduziert Fehlerquellen und kann mit demselben Team deutlich mehr Mandanten betreuen, bei gleichzeitig höherer Servicequalität. Zudem sinken internen Kosten messbar, weil das Team weniger Routineaufgaben erledigen muss.